J’embarque mon client pour optimiser l’automatisation de sa comptabilité

L’automatisation de la comptabilité, une révolution pour les cabinets et les entreprises, repose sur une base cruciale : une collaboration solide avec les clients. Mais comment établir et maintenir cette synergie pour garantir des processus fluides et efficaces ? Nous avons interviewé Marion GARRIGUE, Welcomer chez CJD EXPERTISE pour qu’elle partage avec nous son expertise sur l’importance de former et d’impliquer les clients dès le départ, sur les défis rencontrés et sur les bénéfices concrets pour toutes les parties prenantes.

Préparez-vous à plonger dans une approche pragmatique et humaine, où technologie et pédagogie se rencontrent pour simplifier et valoriser la comptabilité au service des entreprises.

Pouvez-vous nous expliquer pourquoi une bonne collaboration avec les clients favorise significativement l’automatisation de la comptabilité ?

Marion Garrigue : Il est essentiel que nos clients soient formés et sensibilisés à l’importance de déposer les bons documents dans MyUnisoft et de les déposer correctement afin que l’OCR « travaille » bien et que le collaborateur fasse progresser l’OCR. Ainsi, les documents déposés dans MyUnisoft sont traités automatiquement et le collaborateur comptable peut se consacrer pleinement à l’accompagnement de ses clients.

Comment impliquez-vous efficacement vos clients dans cette collaboration dès leur arrivée ?

Marion Garrigue : Dès l’arrivée d’un nouveau client et dans le cadre de mes fonctions de Welcomer, je programme 2 rendez-vous minimum pour l’embarquer convenablement sur les outils MyUnisoft (obligatoire) et Limpyd (si besoin). Lors de ces rendez-vous je forme nos clients sur l’utilisation des outils et sur l’importance de suivre les consignes et recommandations. Je montre à nos clients le « après » afin qu’ils comprennent bien où vont les documents qu’ils déposent et pourquoi il est important de bien faire. De plus, la devise de notre réseau étant « la comptabilité en temps réel », j’insiste sur l’importance de nous transmettre les documents comptables au fil de l’eau afin que mes collègues comptables puissent les accompagner au mieux dans le suivi de leur activité et la prise de décision avant qu’arrive le bilan.

Quels sont les principaux freins que vous observez chez vos clients et comment les levez-vous ?

Marion Garrigue : Le principal frein que je rencontre est la maitrise des outils informatiques (ordinateur ou smartphone). Je prends donc le temps nécessaire pour expliquer et réexpliquer jusqu’à ce que les clients soient à l’aise avec nos process. Je rencontre aussi des freins avec des doublons, des photos flous, des pages manquantes, etc. Dans ces cas, je rappelle au client les bonnes pratiques et le bénéfice qu’ils vont en tirer.

Quels sont les bénéfices pour vos clients et pour vous ? Quelle problématique concrète avez-vous résolu avec ce type de fonctionnement ?

Marion Garrigue : Le bénéfice pour le cabinet est évident : le gain de temps. Mes collègues comptables ne perdent plus de temps à scanner eux-mêmes les documents comptables et grâce à l’automatisation de la saisie, le temps passé à comptabiliser les factures est nettement réduit. La saisie est une tâche chronophage et sans valeur ajoutée. En la réduisant, mes collègues comptables peuvent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. Enfin, le budget honoraires temps fixé dans la lettre de mission est respecté.

Pour nos clients, le bénéfice est qu’ils peuvent suivre en temps réel leur activité. Ainsi, l’effet de surprise lors de la remise du bilan plusieurs mois après la fin de l’exercice n’existe plus. D’autre part, ce suivi d’activité en temps réel leur permet de discuter efficacement avec leur comptable et leur expert-comptable et d’être aidés à la prise de décision.

Quels conseils donneriez-vous aux cabinets comptables pour bien accompagner leurs équipes dans l’embarquement de leurs clients pour optimiser l’automatisation ?

Marion Garrigue : Ouvrir un poste dédié. Mon métier de Welcomer a été créé à cet effet en Janvier 2024. Mes dirigeants ont pris conscience qu’un collaborateur comptable ne peut pas à la fois bien faire son métier tout en devant accompagner ses clients sur l’utilisation des outils. Ayant une appétence et une curiosité naturelle pour les outils informatiques, j’ai donc laissé derrière moi 10 ans de comptabilité afin de me consacrer pleinement à l’on-boarding de nos clients (anciens ou nouveaux). J’accompagne également mes collègues lorsqu’ils rencontrent des problématiques et à travers de courtes réunions de rappel des bonnes pratiques ou de présentation des nouveautés. Ainsi, mes collègues avancent sereinement dans l’exercice de leur métier sans se soucier de l’aspect « technique ».

Est-il nécessaire de former les clients ?

Marion Garrigue : Evidemment ! A l’ère du numérique et avec l’arrivée de la facture électronique, le papier n’a plus sa place dans les cabinets et dans les entreprises. Il est indispensable de former les clients afin qu’ils comprennent bien les tenants et les aboutissants d’un dépôt de document en bonne et due forme et des bénéfices qu’il va en retirer. Mais il ne suffit pas de former au début de l’entrée en mission. Il faut accompagner tout au long de la collaboration. MyUnisoft évolue, il faut présenter aux clients les nouveautés qui les concernent. Il faut également rappeler aux clients les bonnes pratiques lorsqu’ils « dérapent ».